La organización de cualquier celebración implica poner atención a demasiados frentes. Pero un tema esencial que debes definir con bastante anticipación es el salón de eventos en que llevarás a cabo la fiesta. A continuación en Banqueterías.com te ayudamos a tomar algunas decisiones al respecto.
- Define el estilo del evento antes de comenzar la búsqueda. Lo primero es tener muy claro qué tipo de celebración estás organizando: ¿es la fiesta de 15 años para tu hija, a la que asistirán familiares y amigos, es una reunión entre amigos de la universidad o se trata de un evento corporativo que requiere más sobriedad?, ¿es un almuerzo campestre al mediodía, una cena formal o un brunch más casual? Sabiendo esto podrás determinar qué tipo de salón de eventos es el mejor y qué servicios necesitas.
- Investiga a tus posibles candidatos. Con la cantidad de información disponible en internet y la participación ciudadana en redes sociales es posible obtener interesantes puntos de vista sobre algunas empresas y servicios, entre ellos los salones de eventos. Busca si tus candidatos han recibido críticas negativas sobre su servicio, instalaciones o si no han cumplido con sus compromisos, entre otros. Si no hay mucha información disponible, puedes ser tú quien pregunte en foros sobre la calidad de dichos salones de eventos.
- Busca un salón que sea accesible y cercano. Para evitar que algunos de tus invitados no asistan a la celebración por la dificultad de llegar al salón de eventos, siempre prefiere zonas que sean de fácil acceso (o muy bien señalizadas), además de que se encuentren a una distancia razonable de su lugar de residencia habitual. El salón de eventos tiene que representar un atributo positivo para tu evento, y no un obstáculo.
- Siempre pregunta exactamente qué incluye el arriendo. Al momento de solicitar tu presupuesto a una de las empresas de banquetería, pregunta las veces que sea necesario qué prestaciones y servicios incluye el arriendo del lugar. No asumas que por contratarlos tendrás, por ejemplo, acceso a internet inalámbrico, proyector para tu presentación, audio de calidad o derecho a utilizar todos los espacios que ves en las fotos de presentación.
- No dejes la reserva para última hora. Parece obvio, pero entre tantos preparativos, muchas veces como organizador pasas por alto algunas obligaciones básicas que pueden hacer tambalear la celebración, como reservar el salón. Existen épocas del año, como noviembre y diciembre (graduaciones, cenas de empresas) o enero y febrero (matrimonios, paseos corporativos) en que la disponibilidad de los salones de eventos es muy escasa y tienes que reservar con bastantes semanas o meses de antelación. Para esto siempre es ideal contar con una adecuada planificación.
Revisa los salones de eventos que nuestras empresas asociadas tienen disponibles para tu celebración.
Foto destacada: Algunos derechos reservados. Texas State Library and Archives Commission.