Sea cual sea el evento que se está preparando, es clave elegir el lugar perfecto para realizarlo, de modo que hay que tener varios aspectos en consideración antes darle el sí a cualquier salón.
1. El presupuesto
Lo primero que se deberá hacer es definir cuánto dinero se gastará en el evento, ya que esto delimitará qué tipo de salón es el que se podrá arrendar o alquilar. Al mismo tiempo ayudará a saber si se dispondrá de algo extra para la contratación, por ejemplo, de animadores.
2. La fecha
Es primordial que se decida si se acomodarán a la fecha en que el salón esté disponible o bien será más importante el día elegido, sobre todo si se trata de algún cumpleaños. Así que fundamental es preguntar por los días disponibles y sus horarios, y sobre todo si se quiere un salón en especial, pues de ser así lo mejor será reservarlo con bastantes meses de antelación.
3. Cantidad de invitados
Además de saber con qué presupuesto se contará y la fecha en que se necesitará el salón, hay que conocer la cantidad de gente que se va a invitar, pues es un factor importante a la hora de considerar el tamaño del salón a alquilar. Por otra parte, además será útil para otro tipo de decisiones, tales como el tipo de comida que se ofrecerá, por ejemplo.
4. Ubicación
En términos de logística, también se tiene que decidir el lugar donde quieren que esté el salón de eventos, ya que si es una zona alejada de la ciudad o incluso en otra región, habrá que considerar aspectos como la movilización de los invitados, pues si lo hacen por cuenta propia, tal vez algunos desistan de asistir.
5. Formas de pago, precios y políticas de cancelación
Cualquier evento que vaya a realizar puede tener imprevistos, algunos tan graves que incluso impliquen la cancelación del mismo. Por eso es importante conocer, además de las formas de pago y los precios, las políticas de cancelación, tanto por el lado de quien arrienda el salón como de los responsables del lugar. También, por ejemplo, hay que saber qué pasa en caso de que el evento se alargue, es decir, si se puede pagar algún monto adicional.
6. Servicios del salón
Antes de optar por un salón u otro, hay que comparar qué servicios adicionales ofrece cada uno. Por ejemplo, algunos salones por el mismo precio que otro podrían poner a disposición fotógrafos, cuidadores para niños, etc.
7. Asegurarse de que el lugar sea apto
Al momento de elegir un salón, hay otros aspectos que considerar y tienen que ver con la climatización, ya que dependerá de la época del año en la que se realice el evento, lo que se le solicitará al recinto. O sea, en caso de que sea invierno y el lugar cuente con terrazas, que éstos tengan calefacción para que los invitados también puedan disfrutar de aquel rincón.
No menos importante es el hecho de que deberá contar con acceso para personas con movilidad limitada, como rampas, por ejemplo.
Y por último, también hay que contar con alguna mano derecha que esté tan preocupado de los detalles como quien organiza, para que así resulte todo perfecto.