En la producción de cualquier acto o ceremonia, ya sea social, familiar o empresarial, es importante cuidar cada detalle y en especial las invitaciones, pues es la primera impresión que los invitados tendrán sobre nuestro evento. Al respecto, el protocolo nos entrega una serie de especificaciones en cuanto a la información y presentación necesaria para atraer a los invitados o asistentes.
Los cinco tips que nos entrega el protocolo son:
- Elegir tipo de invitaciones (impresa o verbales)
- Enviarlas con amplia antelación
- Facilitar a los invitados la información básica del evento
- Tipo de entrega (en persona o correo)
- Especificación de la duración del evento
El tipo de invitación depende principalmente de la naturaleza del evento. Si el evento es más informal o personal comúnmente se hacen verbalmente (cara a cara o por llamado telefónico) o por escrito (redes sociales, correo o SMS). Por otro lado, las invitaciones formales son para acontecimientos de mayor importancia, como premiaciones o bodas.
En estos casos, es lo más común utilizar tarjetas de "saludo" con la forma y tipografía acorde al gusto y estilo de los organizadores. Por ejemplo, si es un matrimonio los novios tienen mayor libertad para elegir el estilo y material de la tarjeta, así como también su letra e incluso su forma. Por otro lado, si es un evento de una empresa debe estar estructurada su forma y letra e incluir el logo institucional en la invitación.
Es fundamental enviar la invitación, sin importar que tipo de evento es, 15 días antes de que se realice, para que los invitados respondan a la brevedad confirmando o excusando su asistencia.
Toda invitación debe entregar como mínimo: el motivo del evento, su hora, el día y lugar donde se realizará. En el caso de un evento formal, debe agregar el código de vestimenta (dress code) o vestuario para asistir.
Lo más común es que las invitaciones para eventos formales sean entregadas por correo o por la mensajería de la institución. Para eventos más personales, como ceremonias o bodas, se pueden entregar de mano a mano. También tiene que ver con el grado de proximidad, tanto física como personal, con el invitado.
Otro dato importante de entregar es la duración del evento. Si bien, es difícil determinar cuánto durara cada una de sus partes, se puede estimar según su naturaleza. Aquí algunos ejemplos:
- Se estima que una recepción debe durar una hora y media, obviamente puede variar según el tipo de evento y el número de asistentes.
- Se estima que un cóctel debe durar entre los cuarenta y cinco minutos a una hora.
- Se estima que un almuerzo o cena no puede sobrepasar las tres horas.
- Se estima que un buffet debe durar una hora y media o un poco más.
- Una cena más personal e íntima, con familiares o amigos, no tiene un horario definido, debido a que no es formal y no se encuentra en parámetros establecidos.
Como pueden ver la invitación no es un tema menor y debe ser considerada al crear o invitar a un evento para que sea exitoso.